Już 17 grudnia 2021 r. wejdą w życie przepisy implementujące dyrektywę Unii Europejskiej w sprawie ochrony sygnalistów, nakładające dodatkowe obowiązki na pracodawców – (Zarządzenie nr 229 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 grudnia 2020 r. dostępne tutaj isap.sejm.gov.pl
Wyobraźmy sobie, że pracując na rzecz pracodawcy znajdujemy dokumenty świadczące o dokonywanych przez niego malwersacjach finansowych. Oczywistym jest, że znajdując takie dokumenty będziemy obawiali się zgłosić dany fakt pracodawcy czy nawet do zewnętrznego podmiotu. Prawodawca unijny przewidując możliwe konflikty interesów na tym polu wprowadził instytucję sygnalisty oraz środki mające go chronić. Wprowadzana regulacja ma sprzyjać zgłaszaniu nieprawidłowości zaistniałych w środowisku pracy minimalizując przy tym ewentualne negatywne konsekwencje, z którymi sygnalista mógłby się spotkać ze strony przełożonych. Osoby znajdujące się wewnątrz danej organizacji najlepiej znają jej realia i również najczęściej najlepiej zdają sobie sprawę z istniejących nieprawidłowości, dlatego też taka forma walki z nadużyciami jest jedną z najskuteczniejszych.
Implementowana dyrektywa wprost zakłada, iż zagwarantowana zostanie ochrona prawna osobom zgłaszającym naruszenia i to nie tylko pracownikom (sygnaliści). Dyrektywa przewiduje ochronę zgłaszającym niezależnie od formy ich zatrudnienia, czy wolontariuszom ale także osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia. Ochrona ma polegać na nałożeniu na pracodawców obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania anonimowych zgłoszeń. Podmiotami zobowiązanymi na podstawie nowej ustawy będą pracodawcy zatrudniający ponad 50 pracowników, ale także gminy liczące ponad 10 000 mieszkańców. W branży finansowej natomiast wskazany obowiązek zostanie nałożony na pracodawców niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników. Pracodawcy, na których obowiązek stworzenia kanałów nie zostanie nałożony mogą stworzyć je dobrowolnie według własnych potrzeb.
Procedury zgłoszeń będą zawierać szereg elementów. Mają składać się z kanałów przyjmowania zgłoszeń w bezpieczniej i poufnej formie dla zgłaszającego. Następnie osobie dokonującej zgłoszenia należy przesłać potwierdzenie przyjęcia go w terminie siedmiu dni od jego otrzymania, a także wyznaczenia bezstronnej osoby do podejmowania działań́ następczych w związku ze zgłoszeniami. Ponadto pracodawcy mają zapewnić rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. W przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, termin trzech miesięcy liczy się od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Same kanały mogą być́ obsługiwane wewnętrznie przez wyznaczoną do tego celu osobę̨, wyznaczony dział lub przez osobę̨ trzecią. Zgodnie z implementowanym rozporządzeniem podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą̨ dzielić́ się̨ zasobami w zakresie przyjmowania zgłoszeń́ i wszelkich prowadzonych postepowań́ wyjaśniających.
Obowiązkiem pracodawcy ma być również zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur dotyczących dokonywania zgłoszeń́ wewnętrznych oraz zewnętrznych to jest właściwych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Polski i Unii Europejskiej. Zatem ważnym aspektem wdrażania przepisów jest zaznajamianie pracowników z zagadnieniami związanymi z sygnalizowaniem problemów poprzez szkolenia i kampanie informacyjne.
Warto wspomnieć, że na podmioty które nie zastosują się do nowych regulacji i nie stworzą kanałów do dokonywania zgłoszeń, a które będą do tego zobowiązane, zostaną nałożone sankcje odstraszające, warto zatem wdrożyć wymagane prawem rozwiązania, konsultując się z profesjonalistą.
Aplikant radcowski
Ewelina Stankiewicz – Łątkowska